Александр Кузнецов (ЭЛАР): «Законодательство идет в сторону цифровизации и увеличения количества цифровых сервисов»

03.05.2024 |

Анна Тумакова.

Корпорация ЭЛАР проводила оцифровку и создание баз данных документов органов ЗАГС, Росреестра, БТИ, является исполнителем проекта Память Народа. Проекты на базе ECM-платформы «ЭЛАР Контекст» и платформы ИИ «ЭЛАР Документопоток» охватывают различные отрасли. Наряду с этим, остаются востребованными решения компании по созданию СХЭД. О системах электронного архива и долговременном хранении электронных документов рассказывает руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов.

– Александр, какие программные и аппаратные решения из реестров Минцифры и Минпромторга позволяют обеспечить защиту и долговременное хранение электронных данных, какие из них выбрать организациям того или иного профиля?

– В соответствии с Распоряжением Правительства от 16 марта 2024 г. № 637-р утверждено стратегическое направление в области цифровой трансформации государственного управления, где закреплено увеличение количества электронных документов в процессах документооборота. К 2030 году внутриведомственное и межведомственное взаимодействие в органах власти, документооборот между организациями, взаимодействие бизнеса и государства, преимущественно, будет в электронном виде. Вырастет количество электронных форматов документов, что породит усиление нагрузки на правовую и программно-аппаратную части. На законодательном уровне планируется утверждение новых форматов электронных документов и легитимизация отказа от бумажных носителей в соответствующих бизнес-процессах. В свою очередь, станет необходимо адаптировать функциональность информационных систем и обеспечивать процессы хранения возрастающих объемов цифровой информации с учетом требований законодательства.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов.

Фото предоставлено компанией ЭЛАР

В этой связи решения по управлению электронными данными нужно рассматривать в комплексе. Конкурентными будут те отечественные компании, которые предложат заказчикам удовлетворение максимального количества потребностей в обработке и хранении цифровых данных.

В компании ЭЛАР для этого существует полный спектр отечественных программных и аппаратных продуктов. Расскажу наш опыт реализации подобных проектов. Представим конвейер управления электронными данными в компании и разделим его на основные части, для каждой части будет собственное программное или аппаратное решение.

Первая часть – электронные данные необходимо создать, для этого есть учетные информационные системы, формирующие оригиналы электронных документов. При этом существует большой пласт бумажных архивных документов, которые также необходимо включить в конвейер электронных данных – пополнить информационные базы. Для этого используются специализированные сканеры – это планетарные сканеры под марками «ЭларСкан» и «ПланСкан», которые включены в Единый реестр российской радиоэлектронной продукции Минпроторга. Надо отметить, что, на данный момент, это единственное сканирующее оборудование, включенное в реестр РЭП. Такие сканеры позволяют эффективно оцифровывать текущую и архивную документацию.

Вторая часть – потоки документов, состоящие из электронных файлов и скан-копий, необходимо обрабатывать, извлекать сведения и отправлять в профильные информационные системы. Для этого используется платформа искусственного интеллекта «ЭЛАР Документопоток». Она позволяет с высокой скоростью разделять потоки поступающих со сканеров и систем ЭДО файлов на отдельные документы, классифицировать информацию, распознавать и извлекать атрибуты.

Третья часть – файлы и метаданные нужно где-то хранить и организовать удобную работу с ними. Для этого создается защищенная система электронного архива. Она получает электронные документы, сохраняет их в необходимой структуре, обеспечивает юридическую значимость и долговременное хранение информации. Система электронного архива имеет удобный интерфейс для поиска и работы с документами, в т.ч. в режиме полнотекстового поиска, а также интегрируется с основными информационными системами организации и направляет им информацию о поступлении обработанных документов и метаданных. Таким образом образуется связь, позволяющая работать с информацией в профильных системах и при необходимости обращаться к реальным копиям или файлам документов, надежно хранящимся в электронном архиве. Подобные решения создаются на отечественной ECM/CSP платформе «ЭЛАР Контекст», внесенной в реестр российского ПО Минцифры. Платформа на данный момент является одним из лидирующих на рынке специализированных продуктов для создания СХЭД и защищенных систем электронных архивов для различных документов и данных в госсекторе, оборонно-промышленном и топливно-энергетическом комплексе, в крупных холдингах и банковской сфере. Платформа имеет сертификат ФСТЭК и является сертифицированным средством защиты информации, что позволяет строить решения различного уровня защищенности, в том числе для обработки и хранения гостайны.

Четвертая часть – как не потерять ценную информацию в случае угроз хакерских атак? Как обеспечить гарантированное хранение цифровых документов независимо от форматов и времени, особенно когда произошел отказ от бумажных носителей? Создаются катастрофоустойчивые резервные фонды с использованием специализированных аппаратных решений, обеспечивающих надежное и долговременное хранение информации на энергонезависимых и отчуждаемых носителях. В таких случаях мы поставляем оптические накопители «ЭЛАР НСМ» – роботизированные системы хранения данных на базе оптических носителей. Это уникальное оборудование, включенное в реестр российской радиоэлектронной продукции Минпромторга (РЭП). Накопители способны хранить информацию свыше 50 лет. Они не требуют организации RAID, компактны и энергоэффективны. Для них не нужны специальные климатические условия и нет необходимости отдельного проектирования ЦОД, оптические накопители могут размещаться в обычных помещениях. Устройства используют Blu-ray диски емкостью 100 Гб, которые помещаются в специальные магазины. Магазины можно изымать из оптической библиотеки и перемещать на удаленное офлайн хранение. Таким образом выполняется правило 3-2-1: ТРИ резервные копии (система электронного архив на «горячих» носителях (SSD, HDD) + система репликации + хранилище на оптических дисках), ДВА различных физических формата хранения (сервер и оптика), ОДНА из копий должна храниться удаленно (оптические носители отчуждаются для катастрофоустойчивого хранения, в том числе на удаленной территории).

– Как создавать СХЭД в организациях и учреждениях? Как влияют на этот процесс новые правила Росархива?

– Правила временного хранения архивных документов в СХЭД регламентируются Приказом Росархива №77. Важно отметить перечень Поручений Президента РФ Пр-616, п.8 от 30 марта 2024 года, который запускает новый национальный проект «Экономика данных и цифровая трансформация государства» и Распоряжение Правительства от 16 марта 2024 г. № 637-р по стратегическому направлению в области цифровой трансформации государственного управления. В этих документах закреплена необходимость развития цифровых платформ и процессов хранения электронных архивных документов на региональном и федеральном уровнях. Непосредственно речь идет о создании цифровых сервисов, в том числе на базе ГИС «Платформы ЦХЭД» для организации процессов передачи электронных архивных документов на госхранение.

Таким образом, СХЭД становится важнейшим звеном между целевыми информационными системами учреждения, где производится оперативная работа с документами, и архивными информационными системами федеральных и государственных архивов, обеспечивающими прием документов на постоянное хранение. Усиливает ценность СХЭД практическая невозможность доработки существующих в организациях СЭД – это долго и дорого. Поэтому именно СХЭД берет на себя вопросы комплектования, учета, юридически значимого хранения и передачи документов на госхранение.

В этой связи есть несколько основных критериев для систем подобного класса.

• Централизация – в рамках холдинга, территориальной сети ведомства или региональных органов власти субъекта РФ могут быть разные информационные системы – источники комплектования ведомственного архива. СХЭД должна обеспечивать процессы приема документов из разных подразделений и информационных систем на базе единой платформы с возможностью разграничения прав доступа.
• Безопасность – СХЭД должна строится на промышленной платформе электронного архива, обеспечивающей защищенную среду хранения информации.
• Функциональность – СХЭД должна обеспечивать полный спектр процессов комплектования, хранения и использования электронных документов, проверки и контроля их юридической значимости.
• Интегрируемость – СХЭД должна реализовывать интеграционные решения любого уровня как с ведомственными информационными системами, так и с государственными.
• Легитимность – СХЭД и процессы, создаваемые внутри платформы, должны полностью выполнять требования законодательства.

Мы предоставляем полный спектр решений для цифровизации архивных процессов – платформа для СХЭД «ЭЛАР Контекст» и платформа для госархивов «АИС ЭЛАР Архив». За счет наличия собственных специализированных продуктов в практике ЭЛАР есть проекты на уровне субъектов РФ, когда создается единый региональный – цифровой архив (СХЭД), к которому подключены органы власти с одной стороны и госархив с другой. Единая СХЭД физически хранит всю информацию на одной платформе, но управляет жизненным циклом документов, обеспечивая перемещение электронной информации по стадиям, закрепленным законодательством: 1 стадия – прием на временное хранение из профильных систем региона (СЭД, ГИС и пр.); 2 стадия – передача на госхранение и размещение на постоянное хранение электронных документов в привязке к источникам комплектования.

Таким образом создается единая цифровая среда региона – ведомства реализуют оперативных поиск, в т.ч. полнотекстовый, и работу со своими документами, находящимися на временном хранении. Система контролирует сроки хранения, и часть документов в соответствии с номенклатурой передается на государственное хранение и меняет статус хранения в СХЭД. Владельцем документов становится государственный архив, который осуществляет процедуры учета и управления электронными архивными документами в единой СХЭД, но уже со своей стороны. При этом ведомствам по-прежнему доступен поиск по базам данных своих документов, при необходимости они могут запросить доступ к нужным документам через интерфейс единой системы, такая заявка направится в госархив в рамках услуги, установленной законодательством.

– Что нужно, чтобы создать защищенную систему хранения информации?

– Класс защищенности информационной системы определяется исходя из обрабатываемой в ней информации. Если будут обрабатываться персональные данные, то необходимо руководствоваться Приказом ФСТЭК № 21, если создается информационная система на значимых объектах критической информационной инфраструктуры, то работает Приказ ФСТЭК № 239. При создании государственных информационных систем необходимо реализовать комплекс мер в соответствии с требованиями Приказа ФСТЭК № 17.

Аттестация автоматизированных систем по классу защищенности проводится в соответствии с Руководящим документом ФСТЭК от 30 марта 1992 г. «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации». Самая серьезная первая группа автоматизированных систем, содержащая 5 классов: 1А - обработка секретной информации с грифом «Особая важность», 1Б - обработка секретной информации с грифом «Совершенно секретно», 1В - обработка секретной информации с грифом «Секретно», 1Г - обработка служебной тайны, 1Д – обработка персональных данных.

В системах высоких классов защищенности должны использоваться сертифицированные ФСТЭК средства защиты информации. Безусловно, стек технологий должен быть импортонезависимым. Должны быть выполнены требования по программным, аппаратным и организационным блокам. Только после этого система будет готова к проведению аттестации по требуемому классу защищенности.

В нашей практике мы строим защищенные решения на базе программной платформы «ЭЛАР Контекст», которая является сертифицированным ФСТЭК средством защиты информации, на этой платформе реализованы решения до уровня 1Б – хранение гостайны (грифы «Секретно» и «Совершенно секретно»). На аппаратном уровне используются системы хранения на оптических дисках «ЭЛАР НСМ», которые являются отчуждаемыми и неперезаписываемыми носителями, что соответствует требованиям Приказов ФСТЭК № 21; № 239 и Росархива № 77.

– Как обеспечить сохранность электронных документов свыше 30-50 лет?

– Если мы говорим о холодном долговременном хранении, когда для обеспечения отказоустойчивости наиболее ценные или наименее востребованные данные, либо сведения, которые по требованиям законодательства необходимо хранить постоянно, переносятся с дорогих носителей «горячего» хранения на дешевые системы «холодного» хранения, то чемпионом по долговечности и надежности являются оптические накопители.

На протяжении всего срока хранения оптические накопители не изнашиваются и не нуждаются в замене, в отличии от магнитных (лента, HDD) или твердотельных носителей (SSD). Стоимость хранения информации на «оптике» существенно дешевле по сравнению с традиционными СХД.

Для чтения и записи данных автоматический робот-манипулятор перемещается внутри библиотеки и производит выемку и доставку дисков в свободный привод. Стоит отметить, что дисковые магазины являются съемными и маркируются специальными радиочастотными метками (RFID). Это дает возможность масштабировать хранилище, создавая обособленные офлайн репозитории. Для обеспечения неизменности данных при долговременном хранении поддерживается технология WORM, то есть однократная запись без возможности удаления или изменения данных.

Благодаря включению в реестр РЭП, оборудование ЭЛАР поставляется по 44-ФЗ с учетом ограничений по ПП РФ №878 (нацрежим).

– Соответственно, вопрос про гибридные архивы - что делать со старыми бумажными документами, как решаются вопросы их оцифровки?

– Законодательные ограничения не позволяют отказаться от бумажной формы для некоторых категорий документов. Для удобной работы с такими документами и снижения издержек по хранению бумажных оригиналов производится оцифровка бумажных носителей и создание электронных архивов. Электронный архив позволяет в 99 % случаев обходиться, в рамках производственной деятельности и отработки запросов регуляторов, скан-копиями документов. Бумага свозится на более дешевые с точки зрения хранения удаленные площадки.

Для оцифровки текущих поступлений документов, которые можно раскрепить (бухгалтерия, канцелярия), используются специальные высокоскоростные документные сканеры. Для архивных материалов (дел, чертежей) применяются профессиональные планетарные сканеры, которые позволяют эффективно сканировать документы в сшитом состоянии и нестандартные оригиналы, например, толстые и тяжелые подшивки.

На сегодняшний день ЭЛАР крупнейший в РФ и СНГ производитель подобных сканеров, которые включены в реестр РЭП Минпромторга России.

Важным вопросом является программная платформа для управления гибридным архивом. Высока потребность в оперативном доступе к документам и в электронном, и в бумажном виде. Для этого система электронного архива (или СХЭД) должна «уметь» управлять базами данных электронных документов и научно-справочным аппаратом по учету хранения бумажных фондов. В этом случае пользователь всегда сможет найти нужный ему документ, даже если он еще не оцифрован, либо получить доступ к скан-копии и одновременно иметь представление о месте хранения бумажного оригинала.

– Приведите примеры из вашей практики. Как вы развиваете данное направление?

– Мы проводили оцифровку и создание баз данных документов органов ЗАГС, Росреестра, БТИ. Являемся исполнителями проекта Память Народа – крупнейшего в мире ресурса, содержащего сведения об участниках Великой Отечественной войны.

Из проектов на базе «ЭЛАР Контекст» можно выделить комплексную систему управления техническим архивом Московского метрополитена, единое хранилище и систему маршрутизации ЭДО в компании Пеноплэкс, систему кадрового делопроизводства в холдинге Комос Групп, ряд проектов по созданию защищенных электронных архивов на предприятиях ОПК, региональный цифровой архив (СХЭД) Тюменской области.

Проекты на базе ECM-платформы «ЭЛАР Контекст» и платформы ИИ «ЭЛАР Документопоток» охватывают различные отрасли. Одни из самых востребованных решений – это системы для автоматизации процессов ОЦО, корпоративные электронные архивы, в т.ч. отдельные решения для технической, бухгалтерской и кадровой документации со встроенными функциями интеллектуального распознавания поступающих бумажных документов. Между тем, в промышленности остро стоит вопрос организации хранения данных из инженерных систем. Наша платформа обеспечивает сбор, централизованное хранение, учет версионности графических форматов (скан-копий документов), а также цифровых данных (двумерных и трехмерных моделей, электронных чертежей). Наряду с этим, остаются востребованными решения по созданию СХЭД.

– Как сейчас, по вашей оценке, развивается этот рынок в России, в частности, с точки зрения импортозамещения? Какие тренды вы бы отметили, какие перспективы видите?

– Тренды задает законодательство, которое идет в сторону цифровизации и увеличения количества цифровых сервисов. Хранение и обеспечение безопасности информации – одна из ключевых задач в сегодняшних реалиях. Разработчики должны адаптироваться под востребованные задачи и превентивно дорабатывать свои решения, что позволит в нужный момент предоставить рынку готовые и работающие продукты.

Сейчас можно сказать, что импортозамещение состоялось. Сегодня, при рассмотрении вопросов организации хранения цифровой информации, безусловно, подразумеваются только отечественные продукты. Остались потребности импортозамещения для узкоспециализированных задач, например, инженерных продуктов, но даже в таких сферах складывается позитивная ситуация и в ближайшее время все трудности будут преодолены.

– Большое спасибо за беседу!

Свежее по теме

«Газпром трансгаз Саратов» управляет проектами в Directum Projects

Константин Федоров (ЛАНИТ): «ЛАНИТ создает решения, позволяющие организовать и просто архивное, и юридически значимое оперативное и долгосрочное хранение документов»

Лариса Тюминкина (RAMAX Group): «Российский рынок решений для долгосрочного хранения и архивирования документов активно развивается, в том числе с точки зрения импортозамещения»

Наталья Лапшина (SL Soft): «Сегмент российских продуктов в архивной сфере активно растет и развивается»

Автор: Анна Тумакова.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭЛАР, Электронные архивы